Miasto fabryk

Mówiąc o e-urzędzie, urzędzie udostępniającym drogą elektroniczną administracyjne usługi mieszkańcom, używa się różnych słów, spotyka się często także określenie "urząd przyszłości". Większość ludzi kojarzy to z techniką, komputerami, telekomunikacją.

Efekt, który powinien być uzyskany, jest w ogólnym pojęciu bardzo dobry. Zadowoleni będą mieszkańcy, gdyż załatwią wiele swoich spraw bezpośrednio, nie wychodząc z domu. W większości przypadków do urzędu będą musieli przyjść najwyżej raz, np. w celu osobistego złożenia podpisu, o ile nie będą dysponowali tzw. "podpisem elektronicznym". Twierdzą oni także, (co potwierdziliśmy w badaniach ankietowych) że są zainteresowani wprowadzaniem takich rozwiązań i będą z nich korzystać.

Od strony zewnętrznej, czyli osób i firm, które komunikują się z urzędem i korzystają z jego usług potencjalnie możliwe do osiągnięcia efekty są dość oczywiste. Teoretycznie, prawie wszystkie usługi, które urząd oferuje, można wykonywać tak, żeby nikt nie musiał przychodzić do urzędu.

Praktycznie jednak, w obecnym stanie prawnym, można w ten sposób uruchamiać jedynie część usług. Na przykład - tzw. "walidację" wniosków. Osoba składająca wniosek do urzędu wypełnia w domu (korzystając np. z przeglądarki internetowej) odpowiedni formularz, dotyczący określonej sprawy. (Formularz taki z reguły zawiera wbudowane informacje o procesie, zapoczątkowanym przez wypełniającego, a także o niektórych niezbędnych elementach dokumentu, np. dotyczących wymaganych danych osobowych). Po wypełnieniu przez zainteresowanego odpowiednich pól formularza wraca on drogą elektroniczną do systemu, który takie formularze obsługuje. System waliduje wniosek, tj. sprawdza np., czy prawdziwe są dane osoby wysyłającej, adres, nr PESEL lub REGON itp., czyli weryfikuje te informacje, które można sprawdzić w istniejących bazach danych.

Jest to wykonywane automatycznie, tego urzędnik nie musi robić. Jeżeli jednak coś się nie zgadza we wniosku, np. ktoś się pomylił, to jest on natychmiast automatycznie zwrotnie zwracany nadawcy z sugestią, że gdzieś jest pomyłka i należy sprawdzić jeszcze raz. Jeżeli okaże się, że nie ma błędów w formularzu, wniosek przez odpowiedni kanał informacyjny trafia do osób w urzędzie, które uruchamiają kolejne etapy procesu.

Projekt "e-Łódź" zmierza więc do ułatwienia mieszkańcom, podmiotom gospodarczym kontaktu z urzędem. Jednak nie tylko im. Konsekwencją będzie podobna formuła wymiany informacji z innymi urzędami. Niektóre sprawy wymagają przecież procedur, które wychodzą poza urząd miasta. Ułatwione będą również kontakty pomiędzy urzędami - np. w ramach procesów budowlanych, związanych z ochroną środowiska, albo kontakty na poziomie wojewody w procedurach odwoławczych.

Obecnie e-urząd jest dostępny w wersji testowej. Layout, jak dla mnie, jest zbyt toporny. Trochę na siłę próbowano go zintegrować z wystrojem głównej strony UMŁ. Wszędzie reklamuje się projekt jako rewolucyjny, a wygląd przyprawia o mdłości. Owszem, zarówno strona i interfejs są proste, ale jednocześnie jakieś mało przyciągające i intuicyjne. Może zamiast tego tekstowego menu umieścić jakieś widoczne, duże, atrakcyjniejsze graficznie przyciski... Na stronie UMŁ znalazłem kilkadziesiąt e-wniosków. Nowo dodane wnioski są wyróżnione, więc chyba można przypuszczać, że co jakiś czas będą pojawiać się kolejne. Przed wypełnieniem wniosku zostaniemy całkiem wyczerpująco poinformowani o sposobie załatwienia sprawy, wymaganych dokumentach, terminie załatwienia sprawy, opłatach, miejscu załatwienia sprawy, podstawie prawnej oraz trybie odwoławczym. Każdy złożony wniosek otrzymuje numer kancelaryjny. Znając ten numer można sprawdzić stan realizacji sprawy. Mówiąc krótko - bajka. Oby zakończona "happy end-em".

W ramach eksperymentu powstało 10 tzw. furtek miejskich: 5 w hipermarketach (nigdzie nie mogłem znaleźć o nich informacji) i 5 w delegaturach. Pod pojęciem "furtki", należy rozumieć wysunięte placówki, obsługiwane przez jednego lub dwóch pracowników, zlokalizowane w miejscach odwiedzanych przez dużą ilość mieszkańców. Udostępniono w nich enigmatycznie nazwane urządzenia - "infomaty", służące do składania wniosków. Pojawienie się takich placówek świadczy, że pomyślano też o osobach, które nie potrafią, lub nie mają możliwości, żeby posłużyć się Internetem. Co więcej, w razie problemów owi furtkowi urzędnicy mają służyć obywatelom fachową pomocą.

Wykorzystano fragmenty wywiadu z Janem Maciejem Czajkowskim (pełnomocnikiem prezydenta Łodzi ds. informatyzacji miasta, kierownikiem Biura Informatyki Urzędu Miasta Łodzi oraz członkiem Rady Informatyki przy MNiI) przeprowadzonego przez Katarzynę Kubicka-Żach z portalu Serwis Samorządowy PAP SA oraz informacje ze strony UMŁ.